(12.04.2021, C. Brauner, R. Rosenboom, C. Kiencke)

Die Tatsache, dass Projekte nicht wie geplant laufen, ist nichts Neues und taugt kaum als Aufmacher für einen Artikel. Jedoch ist es so, dass es eine tägliche Herausforderung bleibt, ein Projekt oder ein Projektportfolio unter Kontrolle zu halten.

Die Earned Value Analyse erschien uns lange etwas verstaubt und nach dem Erlernen für die Projektmanagementzertifizierung nach PMI landete sie recht weit unten in unserem Werkzeugkasten. Beim Management von Projekten im Offshore-Bereich haben wir sie dann wieder hervorgeholt und da leistet sie uns sehr gute Dienste. Offshore-Projekte zeichnen sich durch einige besondere Herausforderungen aus, z.B.:

  • Sehr hoher, kostspieliger Ressourcenaufwand
  • Hohe Logistikkosten
  • Sehr hohe Kosten beim Auftreten von Problemen (Eine Schraube fehlt – muss mit Helikopter eingeflogen werden)
  • Herausfordernde Kommunikation durch wechselnde Teams (Back-to-back Teams)
  • Remote Teams, d.h. es ist schwer sich persönlich ein Bild zu machen – das Reporting geht immer nur über die Bauleiter vor Ort
  • Sehr feste Zieltermine (durch Wetterfenster, Bemannung Offshore)
  • Projekte mit inhärent hohen Risiken und daher fortdauernd großem Streitpotential zwischen den Stakeholdern (hohe Risiken, z.B. Wetter, Abhängigkeit von anderen Teams, etc.)

Die Earned Value Analyse hat uns als Teil des Projektcontrolling beim Meistern dieser Punkte sehr geholfen und so dazu beigetragen, Projekte aus diesem Bereich zu Erfolgsprojekten zu machen. Diese Erfahrungen aus unserem Team von Arminius Industrial Projects möchten wir in diesem Beitrag mit Ihnen teilen.

Der Artikel gibt in zwei Teilen einen kurzen Einblick in die Methode und welche Informationen aus ihr abgeleitet werden können. Des Weiteren wird erklärt, wie sie den Projektverantwortlichen in der Praxis Antworten auf die Fragen liefern kann: Wo steht das Projekt? Erreichen wir die Meilensteine? Reicht das Budget? Abschließend wird erläutert, wie die Analyse dazu beitragen kann, einige der oben genannten Herausforderungen zu meistern und was die Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Umsetzung sind.

Die Analyse selbst ist nicht kompliziert und schnell erklärt. Basis der Earned Value Analyse sind der Projektstrukturplan und die Aufwandsplanung je Arbeitspaket. Die drei Basisgrößen sind:

  • Planned Value – die geplanten Kosten für die bis zum betrachteten Stichtag zu erstellenden Ergebnisse
  • Actual Cost – die bis zu einem Stichtag tatsächlich anfallenden Kosten für das Projekt
  • Earned Value (Fertigstellungswert) – umfasst die bisher erbrachten Ergebnisse des Projekts und die dafür budgetierten Kosten

Mit Hilfe der Planzahlen und Ist-Daten wird der Fertigstellungswert berechnet, der den Projektfortschritt hinsichtlich der Kosten, der Zeit und des Fertigstellungsgrades wiedergibt. So wird tagesaktuell der Projektfortschritt betrachtet sowie Termine und Kosten überprüft. Daraus kalkulieren wir Prognosen für das voraussichtliche Projektende und die voraussichtlichen Projektkosten, welche als Basis für eventuelle Steuerungsmaßnahmen dienen. Diese Informationen können als konkrete Werte in einem Bericht dokumentiert und natürlich über die Zeit als Grafik dargestellt werden.

Grafik: Earned Value Analyse eines Beispielprojekts

Aus einem realen Projekt haben wir hier beispielhaft den Fortschrittsverlauf eines Arbeitspakets dargestellt. Bei dem Projekt gab es zu Beginn starke Verzögerungen auf Grund von fehlender Baufreiheit. Durch Sondermaßnahmen konnten die Verzögerungen wieder aufgeholt werden. Diese haben zu einer Kostensteigerung geführt, wodurch wir aber den Fertigstellungsmeilenstein am Ende halten konnten.

Es hat sich als sehr praktikabel herausgestellt, neben der Kostenprognose (Estimate At Completion) auch eine Fertigstellungsprognose (Earned Value – Prognose) abzuleiten. Im Offshore Bereich stehen Deadlines mitunter über den Kostenzielen. Wenn die Datenbasis für die Earned Value Analyse steht, lassen sich daraus auch weitere interessante Analysen ableiten, z.B. die Effizienz des Ressourceneinsatzes.

Neben den Auswertungen für die Schedule Variance (Planabweichung; Abweichung von den geplanten Zielen) und die Cost Variance (die Kostenabweichung wird an den tatsächlichen Ist-Kosten des Projektes gemessen) lassen sich auch relative Größen ermitteln, wie die Kosten- und die Zeiteffizienz. Diese Zahlen sind ein wichtiger Hinweis, ob die Abweichungen wieder aufgefangen werden oder sich das Projekt noch weiter vom Plan weg entwickelt. Auch diese Werte lassen sich für die Entwicklung von Prognosewerten hinzuziehen, um beispielsweise zu beurteilen, ob es sich bei Verzögerungen um Einmaleffekte oder wiederkehrende Probleme handelt, die weiter in Betracht gezogen werden müssen.

Im 2. Teil wird erklärt wie die EV-Methode dazu beitragen kann, die besonderen Herausforderungen bei Offshore-Projekten in den Griff zu bekommen.

Quelle für die Earned Value Analyse: A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Sixth Edition, 2017, Project Management Institute

Photo im Header: AdobeStock, T.W. van Urk

Grafik: Eigene Darstellung